Varstvo osebnih podatkov

Politika varstva osebnih podatkov

Namen Politike varstva osebnih podatkov je seznaniti člane Kmetijsko gozdarske zbornice Slovenije, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo s Kmetijsko gozdarskim zavodom Nova Gorica (v nadaljevanju: organizacija), o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/679 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)) ter drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kakšen način naša organizacija kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je organizacija:

Kmetijsko gozdarski zavod Nova Gorica Pri hrastu 18 5000 Nova Gorica

Email: info@go.kgzs.si

Tel: +386 5 33 51 200

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Uredbe EU 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta z dne 27. aprila 2016 smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.

Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor

www.datainfo.si

e-pošta: dpo@datainfo.si

telefon: +386 (0) 2 620 4 300

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Organizacija zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov;

• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

S tem, ko se včlanite v našo organizacijo, lahko organizacija na osnovi določil v zakonu obdeluje določene osebne podatke. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je tako lahko: Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11), Pravilnik o požarnem redu (Uradni list RS, št. 52/07, 34/11 in 101/11), Zakon o prevozih v cestnem prometu (Uradni list RS, št. 6/16 – uradno prečiščeno besedilo), Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14 in 90/15), Zakon o kmetijstvu (Uradni list RS, št. 45/08, 57/12, 90/12 – ZdZPVHVVR, 26/14, 32/15, 27/17 in 22/18), Zakon o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP), Zakon o zdravstvenem varstvu rastlin (Uradni list RS, št. 62/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/10, 40/14 – ZIN-B in 21/18 – ZNOrg), Zakon o živinoreji (Uradni list RS, št. 18/02, 110/02 – ZUreP-1, 45/04 – ZdZPKG, 90/12 – ZdZPVHVVR in 45/15)), Pravilnik o postopku in načinu ocenjevanja mošta, vina in drugih proizvodov iz grozdja in vina (Uradni list RS, št. 32/00, 99/01 in 105/06 – ZVin) in druga zakonodaja.

Organizacija na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov:

ime, priimek, prebivališče, vrsta kmetijskih dejavnosti, davčna številka, elektronski naslov, telefonska številka, občina bivališča, EMŠO, davčna številka, KMG-MID, stopnja ter vrsta strokovne izobrazbe, datum in kraj zaključka šolanja, številka izdanega potrdila, številka registra, selekcijska šifra rejca in druge, kot je to opredeljeno v zakonodaji.

V omejenih primerih je v organizaciji možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko z organizacijo sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, organizacija ne more skleniti pogodbe, prav tako vam organizacija ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako smemo na podlagi 2. odstavka 158. člena Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah, dogodkih in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@go.kgzs.si ali z redno pošto na naslov organizacije.

Zakoniti interes

Organizacija lahko pri izvajanju tržne dejavnosti osebne podatke obdeluje v omejenem obsegu tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si organizacija prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo. V primeru uporabe zakonitega interesa organizacija vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike, ki z organizacijo sodelujejo preko tržne dejavnosti, občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@go.kgzs.si oziroma z redno pošto na naslov organizacije.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor organizacija nima pravne podlage, izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik za to poda soglasje:

• objava imena in priimka za namene obveščanja;
• naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije;
• davčna številka oziroma EMŠO za namen morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti;
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. fotografije z dogodkov) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih v organizaciji;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in sedaj tega več ne želi, lahko kadarkoli zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom, oddanim po elektronski pošti na info@go.kgzs.si ali z redno pošto na naslov organizacije: KMETIJSKO GOZDARSKI ZAVOD NOVA GORICA, Pri hrastu 18, 5000 Nova Gorica.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Organizacija bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor organizacija podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo organizacija hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za čas članstva v organizaciji, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, organizacija hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani organizacija podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave oziroma če sodnega spora ni bilo, še 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na podlagi osebne privolitve posameznika ali zakonitega interesa, bo organizacija hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalni nameni, statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Organizacija lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik, so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture;
• vzdrževalci informacijskih sistemov.

Organizacija v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU)."

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno-sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, le-te posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani; občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je temu tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in za kaj jih uporabljamo.
• Zahtevate lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
• Zahtevate lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
• Zahtevate lahko izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
• Ugovarjate lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
• Zahtevate lahko omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
• Zahtevate lahko prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
• Prekličete lahko privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katerokoli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na info@go.kgzs.si ali z redno pošto na naslov organizacije: KMETIJSKO GOZDARSKI ZAVOD NOVA GORICA, Pri hrastu 18, 5000 Nova Gorica.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko  zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela odgovorna oseba organizacije, maj 2019.

Videonadzor

V zavodu izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici upravne stavbe oz. vhodov v upravno stavbo zavoda na naslovu Pri hrastu 18, Nova Gorica  ter poslovno stavbo v Biljah na naslovu Bilje 1, Renče) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja zavoda (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe).

Posnetki se hranijo za obdobje 2 mesecev. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu zavoda. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti.